SMILES.WORLD
Privacy verklaring
PRIVACY VERKLARING
In deze privacyverklaring willen wij u op transparante wijze informeren over hoe binnen Smiles.world wordt omgegaan met persoonsgegevens en op welke wijze de bescherming wordt gewaarborgd.
1. Identiteit
Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle behandelingen en activiteiten die uitgevoerd worden door:
Smiles.world
Studiereizen voor & door mondhygiënisten
Saskia den Hartog & Lisette van der Harst
Stadhuisstraat 4
4132 AS Vianen
Email: info@smiles.world
2. Doeleinden en (bijzondere) persoonsgegevens
Wij verwerken (bijzondere) persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Het aangaan van overeenkomsten conform de algemene voorwaarden voor het organiseren van studiereizen en het informeren hierover (bijvoorbeeld de maandelijkse nieuwsbrief). Voor het informeren en uitvoeren van een studiereis moeten wij over de volgende persoonsgegevens beschikken:
* NAW gegevens
* Geslacht
* Telefoonnummer
* E-mailadres
Bijzondere persoonsgegevens die wij nodig hebben voor het organiseren van de studiereizen zijn:
* Paspoort of ID gegevens (zonder BSN nummer)
* Geboortedatum
Zonder deze persoonsgegevens kan de overeenkomst niet worden uitgevoerd. Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens, zoals paspoort of ID gegevens (zonder BSN nummer) niet door de cursist wordt verleend, de overeenkomst niet tot stand kan komen.
3. Verstrekking persoonsgegevens aan andere partijen
Alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden, worden gegevens aan andere partijen verstrekt. Wij hebben indien noodzakelijk verwerkersovereenkomsten gesloten met andere partijen voor:
* Softwareleverancier cursisten registratie
* Websitebouwer
* Reisbureau
* Provider nieuwsbrief
In de verwerkersovereenkomsten zijn afspraken gemaakt om de bescherming van de persoonsgegevens van u als cursist te waarborgen.
Een namenlijst van de cursisten wordt voorafgaande aan de studiereis verstrekt aan de cursisten, sprekers en sponsoren. Foto’s van cursisten worden uitsluitend op de website of social media geplaatst na schriftelijke goedkeuring. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan anderen partijen, tenzij de praktijk hiertoe wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld het opvragen persoonsgegevens in het kader van een politieonderzoek). Daarnaast worden geen persoonsgegevens aan andere partijen buiten de EU verstrekt.
Buiten de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven aangegeven en waarvoor derhalve een grondslag aanwezig is, verwerken wij alleen persoonsgegevens indien hiervoor door de cursist toestemming is gegeven.
4. Bewaartermijn
Wij bewaren de bijzondere persoonsgegevens zo kort mogelijk. Na het plaatsvinden van de studiereis worden de bijzondere persoonsgegevens vernietigd, tenzij bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan cursist (bijvoorbeeld in geval van een gerechtelijke procedure).
5. Beveiliging van persoonsgegevens
Wij hebben de volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies:
* Wij werken met een veilig softwaresysteem.
* De software is alleen toegankelijk door Saskia den Hartog en Lisette van der Harst.
* De software/systemen zijn beveiligd met inlogcodering en autorisaties. Privacy van persoonsgegevens is gewaarborgd.
* De systemen waarmee wordt gewerkt, zijn doorlopend beschikbaar en actueel.
* Bij mobiel inloggen, dan wel werken vanuit huis wordt veilig gewerkt.
* Er is een goede afweer tegen virussen, spam en andere gevaren van buitenaf.
* Wij hanteren een clean desk en clean screen policy. Systemen worden uitgezet bij verlaten van de werkplek. Systemen worden versleuteld en zijn zo nodig geautoriseerd.
* Uitwisseling van informatie, communicatie tussen collega’s vindt altijd veilig plaats.
* Wij werken conform het NVM Protocol meldplicht datalekken.
6. Rechten van u als cursist ten aanzien van verwerkte persoonsgegevens
U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens. Daarnaast hebt u recht op rectificatie en vernietiging van uw persoonsgegevens. Hiervoor vragen wij u wel om uzelf te legitimeren. Ten aanzien van uw recht op vernietiging van uw persoonsgegevens is van belang dat voortzetting van de overeenkomst dan wellicht onmogelijk is.
7. Vragen, opmerkingen of klachten?
Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens goed te beschermen. Mocht u vragen of opmerkingen hebben, of niet tevreden zijn over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met ons. Wij proberen samen met u tot een oplossing te komen. Mocht dit onverhoopt niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.
Versie 1 – mei 2018